UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (RODO)

zawarta pomiędzy:

RENDPRO LIMITED, z siedzibą w Londynie,
167-169 Great Portland Street, Fifth Floor, London, England, W1W 5PF
Company Number: 12485411
– dalej: „Procesor” albo „Firma RENDPRO”,

a

Użytkownikiem, który zaakceptował Regulamin korzystania z Aplikacji KartyLokali.pl
– dalej: „Klient” (administrator danych) lub „Użytkownik”.

Obie strony łącznie zwane są dalej „Stronami”.

Przedstawicielem Procesora w Europejskim Obszarze Gospodarczym na podstawie art. 27 RODO jest: Aleksander Gadomski, adres do korespondencji: 167-169 Great Portland Street, Fifth Floor, London, England, W1W 5PF (adres Firmy RENDPRO), e-mail: rodo@rendpro.com

Z przedstawicielem można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób znajdujących się w EOG. Przedstawiciel nie jest Inspektorem Ochrony Danych.

§ 1. Przedmiot Umowy

1. Na podstawie art. 28 RODO Klient powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Aplikacji KartyLokali.pl („Aplikacja”), zgodnie z Regulaminem.
2. Przetwarzanie obejmuje dane osobowe wprowadzone do Aplikacji przez Klienta, jego użytkowników, pracowników lub osoby działające w jego imieniu.
3. Niniejsza Umowa dotyczy wyłącznie danych osobowych przetwarzanych przez Procesora na udokumentowane polecenie Klienta. Nie obejmuje danych, w odniesieniu do których Firma RENDPRO samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania jako odrębny administrator, w szczególności danych uwierzytelniania (hasła, sesje), logów bezpieczeństwa i technicznych, rozliczeń i płatności, zapisów akceptacji dokumentów i zgód, własnej komunikacji z Użytkownikiem, analityki Aplikacji prowadzonej wyłącznie za odrębną zgodą użytkownika, przeciwdziałania nadużyciom, wykonania obowiązków prawnych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń. Zasady takiego przetwarzania określa Polityka prywatności.
4. Niniejsza Umowa ma zastosowanie, gdy Klient powierza dane osobowe w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową.
5. Procesor ma siedzibę w Wielkiej Brytanii; przekazanie danych osobowych Procesorowi z Europejskiego Obszaru Gospodarczego odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w Wielkiej Brytanii.

§ 2. Zakres i cel przetwarzania

1. Procesor przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Aplikacji, zgodnie z Regulaminem, niniejszą Umową oraz udokumentowanymi poleceniami Klienta.
2. Przetwarzanie danych odbywa się w szczególności w celu:
   a) świadczenia usług Aplikacji, w tym przechowywania Projektów kart lokali oraz przesłanych i wygenerowanych plików,
   b) obsługi Konta Klienta, kont użytkowników, zaproszeń do zespołu, ról i uprawnień,
   c) zapewnienia wsparcia technicznego,
   d) utrzymania, zabezpieczenia i diagnostyki usług,
   e) tworzenia kopii zapasowych i zapewnienia ciągłości działania Aplikacji,
   f) zapewnienia bezpieczeństwa danych, wykrywania nadużyć, obsługi incydentów i prowadzenia logów technicznych.
3. Procesor nie będzie wykorzystywał danych powierzonych do innych celów, w szczególności do własnych celów marketingowych ani do trenowania własnych modeli AI.

§ 3. Rodzaj danych i kategorie osób

1. Rodzaj danych osobowych powierzanych do przetwarzania zależy od zakresu korzystania z Aplikacji przez Klienta i może obejmować w szczególności:
   a) dane identyfikacyjne użytkowników Konta (Użytkowników końcowych): imię, nazwisko, adres e-mail, rola, uprawnienia, identyfikator użytkownika; dane uwierzytelniania, dane sesji, logi bezpieczeństwa i logi techniczne Procesor przetwarza jako odrębny administrator (§ 1 ust. 3);
   b) dane osób zapraszanych do zespołu, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, status zaproszenia, rola i zakres uprawnień;
   c) dane osoby kontaktowej lub osoby upoważnionej po stronie dewelopera, inwestora lub biura projektowego, w tym imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, dane służbowe;
   d) dane firmy, dane dewelopera, inwestora lub biura projektowego, dane biur sprzedaży, dane osób reprezentujących Klienta lub działających w jego imieniu, w zakresie wprowadzonym do Aplikacji albo niezbędnym do świadczenia usług;
   e) dane Projektów kart lokali, w szczególności dane inwestycji, budynków, lokali i pomieszczeń, metraże, rzuty, wizualizacje, logo oraz dane kontaktowe umieszczane na kartach, w zakresie w jakim mogą one zawierać dane osobowe lub dane powiązane z osobami fizycznymi;
   f) dane klientów, potencjalnych nabywców, kontrahentów lub innych osób trzecich – wyłącznie wtedy, gdy Klient samodzielnie wprowadzi takie dane do Aplikacji, w szczególności w polach własnych, imporcie albo innym obszarze Aplikacji.
2. Kategorie osób, których dane mogą być przetwarzane, obejmują w szczególności:
   a) użytkowników Konta Klienta,
   b) osoby zapraszane do zespołu,
   c) pracowników, współpracowników, przedstawicieli i osoby upoważnione przez Klienta,
   d) osoby kontaktowe po stronie dewelopera, inwestora, biur sprzedaży lub podmiotów powiązanych z inwestycją,
   e) osoby, których dane zostaną wprowadzone przez Klienta do Aplikacji albo importu,
   f) klientów, potencjalnych nabywców, kontrahentów lub inne osoby trzecie – wyłącznie wtedy, gdy Klient samodzielnie wprowadzi ich dane do Aplikacji.
3. Procesor nie wymaga od Klienta wprowadzania do Aplikacji danych klientów ani potencjalnych nabywców jako standardowego elementu korzystania z Aplikacji. Jeżeli Klient wprowadzi takie dane do Aplikacji, robi to na własną odpowiedzialność jako administrator danych i odpowiada za posiadanie właściwej podstawy prawnej, adekwatność, poprawność, aktualność oraz zgodność z prawem tych danych.
4. Dane Projektów, o których mowa w ust. 1 lit. e i f, są zapisywane w Aplikacji na serwerach Podprocesorów wskazanych w Rejestrze (baza danych oraz magazyn plików) i są objęte niniejszą Umową. Kopie Projektów w plikach .kartylokali, które Klient zapisuje na swoim urządzeniu, pozostają poza dostępem Procesora i poza zakresem niniejszej Umowy.

§ 4. Obowiązki Procesora

Procesor zobowiązuje się do:

1. przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, w tym w odniesieniu do przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej; jeżeli obowiązek przetwarzania nakłada na Procesora prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, Procesor informuje o tym Klienta przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji. Procesor niezwłocznie informuje Klienta, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych;
2. zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych gwarantujących bezpieczeństwo danych, zgodnie z art. 32 RODO;
3. zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
4. przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego (podprocesora) określonych w § 5 Umowy;
5. biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, pomagania Klientowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;
6. zawiadomienia Klienta o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych powierzonych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 24 godzin od potwierdzenia naruszenia przez Procesora, chyba że z przyczyn technicznych lub organizacyjnych nie będzie to możliwe. Zgłoszenie może być uzupełniane etapami wraz z postępem analizy incydentu.

6a. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 6, w miarę dostępności informacji obejmuje: opis charakteru naruszenia, znane lub prawdopodobne kategorie danych i osób, możliwe konsekwencje naruszenia, działania podjęte lub proponowane w celu ograniczenia skutków naruszenia oraz punkt kontaktowy do dalszej komunikacji.

6b. Uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, Procesor pomaga Klientowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, w szczególności w zapewnieniu bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszaniu naruszeń organowi nadzorczemu, zawiadamianiu osób, których dane dotyczą, ocenie skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacjach z organem nadzorczym.

7. udostępniania Klientowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

§ 5. Podpowierzenie danych

1. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z usług innych podmiotów przetwarzających, zwanych dalej „Podprocesorami”, w celu realizacji usług Aplikacji, pod warunkiem spełnienia zasad określonych w niniejszym paragrafie.
2. Aktualny Rejestr Podprocesorów stanowi integralny załącznik do niniejszej Umowy. Rejestr jest udostępniany Klientowi przed zawarciem Umowy oraz pozostaje dostępny przez cały okres jej obowiązywania w Aplikacji lub pod wskazanym Klientowi adresem. Rejestr stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu, dostępny pod adresem https://kartylokali.pl/regulamin#zalacznik-2. Rejestr zawiera co najmniej dane identyfikujące Podprocesora, zakres powierzonych mu czynności, kategorie danych, miejsce przetwarzania oraz właściwy mechanizm transferu danych, jeżeli ma zastosowanie.
3. Procesor poinformuje Klienta drogą elektroniczną o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Podprocesora co najmniej 30 dni przed planowaną zmianą, dając Klientowi możliwość wyrażenia sprzeciwu.
4. W przypadku wniesienia uzasadnionego sprzeciwu wobec nowego lub zastępczego Podprocesora Strony postępują zgodnie z § 12 ust. 5 Regulaminu: podejmują próbę uzgodnienia rozwiązania, a w jego braku Klient ma prawo zakończyć korzystanie z funkcji wymagającej danego Podprocesora albo wypowiedzieć umowę o świadczenie usług Aplikacji ze skutkiem na dzień poprzedzający rozpoczęcie korzystania z nowego lub zastępczego Podprocesora; Procesor zwraca wówczas proporcjonalną część Opłaty zapłaconej z góry za niewykorzystany okres, a przy Pakiecie jednorazowym stosuje § 4 ust. 6 Regulaminu.
5. W przypadku konieczności pilnej zmiany Podprocesora z przyczyn bezpieczeństwa, ciągłości działania Aplikacji, wymogów prawnych, zakończenia świadczenia usług przez dotychczasowego Podprocesora lub innych ważnych przyczyn technicznych albo organizacyjnych, Procesor może dokonać zmiany w krótszym terminie, informując Klienta niezwłocznie oraz wskazując przyczyny skrócenia terminu.
6. Procesor zapewnia, że z Podprocesorami zostaną zawarte umowy nakładające na nich obowiązki ochrony danych osobowych co najmniej równoważne z obowiązkami wynikającymi z niniejszej Umowy, w zakresie wymaganym przez art. 28 RODO.
7. Procesor ponosi wobec Klienta odpowiedzialność za działania i zaniechania Podprocesorów w zakresie, w jakim wymagają tego bezwzględnie obowiązujące przepisy RODO.
8. Klient poleca i akceptuje przekazywanie danych osobowych do państw trzecich w zakresie i na podstawach wskazanych w Rejestrze: do Wielkiej Brytanii – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, do USA – na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework i jego UK Extension albo Standardowych Klauzul Umownych (dla danych przekazywanych z EOG) lub IDTA z UK Addendum (dla danych przekazywanych z Wielkiej Brytanii), zgodnie z umowami powierzenia zawartymi z Podprocesorami.

§ 6. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się do:

1. przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem, w tym RODO;
2. nieumieszczania w Aplikacji danych, do których nie ma podstawy prawnej;
3. właściwej konfiguracji kont użytkowników i kontroli dostępu;
4. nieudostępniania kont osobom nieuprawnionym;
5. pozostawania podmiotem odpowiedzialnym za treści wprowadzane do Aplikacji.

§ 7. Okres obowiązywania

1. Niniejsza Umowa obowiązuje przez cały okres korzystania przez Klienta z usług Aplikacji (okres obowiązywania Umowy głównej).
2. Po zakończeniu świadczenia usług Procesor – stosownie do decyzji Klienta – trwale usuwa lub zwraca Klientowi powierzone dane osobowe w zakresie technicznie możliwym i uzgodnionym przez Strony, a następnie usuwa ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii, prawo państwa członkowskiego lub inne bezwzględnie obowiązujące przepisy nakazują dalsze przechowywanie danych osobowych.
3. Usunięcie powierzonych danych następuje nie później niż w terminie 30 dni od upływu okresu pobrania danych przewidzianego w § 9a ust. 1 Regulaminu (co najmniej 30 dni od wygaśnięcia Umowy), a jeżeli Klient zrzekł się tego okresu, w szczególności usuwając Konto przyciskiem „Usuń konto” – nie później niż w terminie 30 dni od wygaśnięcia Umowy. Postanowienie to nie dotyczy danych własnych Klienta (np. danych bilingowych), które Procesor przetwarza jako odrębny administrator danych w celach prawno-księgowych.

§ 8. Kontrola i audyt

1. Klient ma prawo przeprowadzić audyt zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h RODO – maksymalnie raz w roku, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu, a dodatkowo po naruszeniu ochrony danych powierzonych albo na żądanie organu nadzorczego.
2. Audyt nie może naruszać bezpieczeństwa innych użytkowników systemu ani ujawniać tajemnic handlowych Procesora.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Procesor odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem powierzonych danych wyłącznie w przypadku, gdy nie dopełnił obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na podmioty przetwarzające, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Klienta lub wbrew tym instrukcjom.
2. Łączna odpowiedzialność Procesora z tytułu niniejszej Umowy powierzenia jest zrównana z limitami określonymi w Regulaminie Aplikacji i ograniczona do kwoty określonej w § 9 ust. 4 Regulaminu (przy abonamencie rocznym – Opłata abonamentowa za roczny okres rozliczeniowy, w którym wystąpiło zdarzenie; przy abonamencie miesięcznym – suma Opłat abonamentowych za pięć miesięcy poprzedzających zdarzenie; przy Pakiecie jednorazowym – Opłata jednorazowa za Pakiet przypisany do Projektu, którego dotyczy roszczenie). Wyłącza się odpowiedzialność Procesora za utracone korzyści (lucrum cessans). Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą, wynikającej z art. 82 RODO.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Akceptacja Regulaminu Aplikacji przez Klienta przy rejestracji Konta, zakupie Planu abonamentowego albo rozpoczęciu korzystania z Aplikacji jest równoznaczna z zawarciem niniejszej Umowy powierzenia, jeżeli w ramach korzystania z Aplikacji dochodzi do powierzenia Procesorowi danych osobowych.
2. O zmianach niniejszej Umowy Procesor informuje Klienta na zasadach przewidzianych dla zmian Regulaminu Aplikacji, przy czym zmiany dotyczące przetwarzania danych osobowych, podprocesorów, transferów danych poza EOG, zasad odpowiedzialności, audytu lub innych istotnych warunków powierzenia wchodzą w życie nie wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia poinformowania Klienta, chyba że zmiana jest korzystna dla Klienta, wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa albo Strony uzgodniły inaczej.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym RODO, oraz postanowienia Regulaminu Aplikacji.
4. Niniejsza Umowa jest dostępna pod adresem https://kartylokali.pl/rodo.

Załącznik nr 1: środki techniczne i organizacyjne / TOMs

Procesor stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru, zakresu, kontekstu i celu przetwarzania danych oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności:

1. Bezpieczeństwo transmisji:
   a) stosowanie szyfrowania transmisji z użyciem TLS,
   b) wymuszanie bezpiecznych połączeń tam, gdzie jest to technicznie możliwe.
2. Kontrola dostępu:
   a) indywidualne konta użytkowników,
   b) role i uprawnienia,
   c) ograniczanie dostępu do danych według zasady potrzeby dostępu,
   d) przeglądy uprawnień,
   e) możliwość stosowania 2FA, jeżeli funkcja jest aktywna w Aplikacji lub środowisku administracyjnym.
3. Bezpieczeństwo haseł i uwierzytelniania:
   a) przechowywanie haseł w postaci zahashowanej,
   b) brak przechowywania haseł w postaci jawnej,
   c) mechanizmy ograniczające dostęp osób nieuprawnionych.
4. Logowanie, monitoring i diagnostyka:
   a) logi aktywności,
   b) rejestr zdarzeń technicznych,
   c) logi bezpieczeństwa,
   d) monitoring dostępności i podstawowych parametrów działania Aplikacji,
   e) monitoring błędów aplikacyjnych, crash/error reporting i diagnostyka techniczna,
   f) wykrywanie awarii, problemów wydajnościowych i incydentów technicznych,
   g) ograniczanie zakresu danych przekazywanych do narzędzi diagnostycznych do danych niezbędnych do wykrycia, analizy i usunięcia błędu,
   h) filtrowanie lub maskowanie danych wrażliwych, tokenów, haseł, cookies, nagłówków autoryzacyjnych, kluczy API i danych nadmiarowych w narzędziach diagnostycznych, o ile jest to technicznie możliwe.
5. Separacja i organizacja środowisk:
   a) separacja środowisk produkcyjnych, testowych i deweloperskich w zakresie adekwatnym do architektury systemu,
   b) ograniczenie dostępu produkcyjnego do osób odpowiedzialnych za obsługę, utrzymanie, bezpieczeństwo lub rozwój Aplikacji.
6. Kopie zapasowe:
   a) kopie zapasowe bazy danych utrzymywane przez dostawcę, z możliwością odtworzenia stanu z okresu do 6 godzin; dodatkowo Użytkownik może zapisać kopię Projektu w Pliku .kartylokali,
   b) wykorzystywanie backupów wyłącznie w celu odtworzenia danych, testów odtwarzania, zapewnienia ciągłości działania, obsługi incydentów lub wykonania obowiązków prawnych,
   c) okresowe testowanie odtwarzania backupów.
7. Bezpieczeństwo organizacyjne:
   a) dostęp do danych wyłącznie dla osób upoważnionych,
   b) zobowiązanie osób mających dostęp do danych do zachowania poufności,
   c) procedura obsługi incydentów bezpieczeństwa,
   d) ograniczanie dostępu wykonawców IT i supportu do zakresu niezbędnego do wykonania zadania.
8. Zarządzanie zmianami i podatnościami:
   a) aktualizacje bezpieczeństwa,
   b) działania naprawcze po wykryciu podatności,
   c) analiza incydentów i wdrażanie działań ograniczających ryzyko ich ponownego wystąpienia.
9. Usuwanie i retencja danych:
   a) usuwanie danych po zakończeniu świadczenia usług zgodnie z Umową,
   b) retencja backupów zgodnie z § 7,
   c) usuwanie lub anonimizacja danych technicznych, jeżeli dalsze przechowywanie nie jest potrzebne.